Efficacia ed efficienza: differenza, esempi ed esercizi per lavorare meglio

21 ore fa

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Efficacia ed efficienza: perché fare bene le cose non basta, se non sono quelle giuste

La differenza spiegata con esempi concreti, un modo semplice per misurarle e 7 esercizi da fare questa settimana.

Ti è mai capitato di chiudere una giornata sfinito, con la sensazione di aver corso tutto il tempo, e di accorgerti la sera che il lavoro davvero importante è ancora lì? E-mail evase, telefonate fatte, file sistemati... eppure il preventivo che poteva portare un cliente nuovo è rimasto nel cassetto.

Quella sensazione ha un nome preciso: è la distanza tra efficienza ed efficacia. Sono due parole che usiamo spesso come sinonimi, ma indicano due cose diverse. Capire la differenza è uno dei modi più rapidi (e più economici) per migliorare la produttività, tua e della tua attività.

In questo articolo vediamo cosa significano davvero, perché conviene pensare prima all'efficacia e poi all'efficienza, come misurarle anche in una micro impresa e, soprattutto, cosa puoi fare in pratica con 7 esercizi pensati per chi lavora in proprio o guida una piccola squadra.

1. Le definizioni, senza giri di parole

Efficacia: raggiungere l'obiettivo

Secondo il Dizionario di Economia e Finanza Treccani, un'organizzazione è efficace quando è in grado di raggiungere con successo gli obiettivi che si è data. La norma internazionale sulla qualità ISO 9000:2015 (punto 3.7.11) la definisce come il grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati pianificati.

In parole semplici: l'efficacia guarda al risultato. Ti chiede: "Hai ottenuto quello che volevi ottenere?"

Efficienza: il rapporto tra risultato e risorse

L'efficienza, invece, misura quante risorse hai consumato per arrivare a quel risultato. Treccani la descrive come il rapporto tra benefici e costi, o più in generale tra il grado di raggiungimento degli obiettivi e i mezzi utilizzati. La ISO 9000:2015 (punto 3.7.10) la riassume come rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse utilizzate.

Le risorse possono essere tempo, denaro, materiali, energia, attenzione. L'efficienza ti chiede: "Quanto ti è costato arrivare fin lì?"

Le due formule da tenere a mente

Efficacia = risultato ottenuto ÷ risultato atteso

Efficienza = risultato ottenuto ÷ risorse impiegate

Se ti eri posto l'obiettivo di acquisire 10 nuovi clienti in un trimestre e ne hai acquisiti 8, la tua efficacia è dell'80%. Se per acquisirli hai speso 40 ore di lavoro e 800 euro di pubblicità, la tua efficienza si può esprimere come "5 ore e 100 euro per cliente". Due numeri diversi, che rispondono a due domande diverse.

2. Drucker e la frase che (quasi) tutti citano

La distinzione è diventata famosa grazie a Peter Drucker, considerato uno dei padri del management moderno. Già nel maggio 1963, in un articolo per la Harvard Business Review intitolato "Managing for Business Effectiveness", scriveva che è proprio la confusione tra efficacia ed efficienza a separare il "fare le cose giuste" dal "fare le cose nel modo giusto".

La formula più nota compare nel suo libro del 1974 Management: Tasks, Responsibilities, Practices:

"L'efficienza consiste nel fare le cose nel modo giusto. L'efficacia consiste nel fare le cose giuste."

Curiosità: il sito Quote Investigator, che ricostruisce l'origine delle citazioni, ha trovato un'idea simile addirittura in un giornale americano del 1869 ("C'è differenza tra fare una cosa bene e fare la cosa giusta"). Segno che il problema è antico quanto il lavoro.

3. La matrice efficacia/efficienza

Mettendo insieme le due dimensioni otteniamo quattro situazioni tipiche. Prova a riconoscere in quale ti trovi più spesso.

	Efficiente (poche risorse)	Inefficiente (molte risorse)
Efficace (obiettivo raggiunto)	Zona ideale. Ottieni il risultato senza sprechi. Esempio: un modello di preventivo pronto che ti fa chiudere il contratto in mezz'ora.	Risultato caro. Arrivi all'obiettivo, ma con fatica, straordinari e costi alti. È sostenibile solo per poco tempo.
Inefficace (obiettivo mancato)	La trappola più pericolosa. Sei velocissimo in attività che non spostano nulla: rispondere subito a ogni notifica, riordinare cartelle, rifare grafiche.	Spreco puro. Tante risorse, nessun risultato. Qui bisogna fermarsi e ripensare tutto.

Il quadrante in basso a sinistra merita attenzione: essere efficienti nelle cose sbagliate dà una piacevole sensazione di produttività, ed è proprio per questo che è difficile accorgersene.

4. Un esempio concreto: i preventivi

Immagina una consulente che dedica 10 ore a settimana ai preventivi. Può lavorare in due modi.

	Strategia A: "a tappeto"	Strategia B: "su misura"
Preventivi inviati	20	8
Tempo per preventivo	30 minuti	75 minuti
Tasso di accettazione	5%	25%
Clienti acquisiti	1	2
Ore per cliente acquisito	10	5

Se guardi solo il tempo per singolo preventivo, la strategia A sembra più efficiente. Ma l'obiettivo non era "inviare preventivi", era acquisire clienti. Con la strategia B la consulente è due volte più efficace e, misurata sul risultato che conta davvero (ore per cliente), anche due volte più efficiente.

La lezione

L'efficienza va sempre misurata rispetto al risultato che ti interessa, non rispetto all'attività. "Quanti preventivi faccio all'ora" è un numero di attività. "Quante ore mi costa un cliente" è un numero di risultato.

5. Perché è così facile confondere le due cose

Il 41% del tempo su attività a basso valore

Julian Birkinshaw (London Business School) e Jordan Cohen hanno studiato come lavorano i cosiddetti "lavoratori della conoscenza". Nel loro articolo Make Time for the Work That Matters pubblicato su Harvard Business Review nel settembre 2013, riportano che queste persone dedicano in media il 41% del tempo ad attività discrezionali che danno poca soddisfazione e che potrebbero essere eliminate, delegate o fatte da altri.

La parte interessante è cosa è successo dopo: applicando un semplice metodo di revisione delle attività, i partecipanti hanno ridotto il lavoro alla scrivania di circa 6 ore a settimana e le riunioni di circa 2 ore, recuperando quasi una giornata lavorativa da dedicare a compiti di maggior valore.

La legge di Parkinson

Nel 1955 lo storico britannico Cyril Northcote Parkinson scrisse sull'Economist un saggio ironico da cui è nata la celebre legge di Parkinson: il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile. Se ti concedi un pomeriggio intero per scrivere una e-mail, ci metterai un pomeriggio intero. Senza un obiettivo chiaro e un limite di tempo, l'efficienza cala da sola.

L'attenzione frammentata

La psicologa Gloria Mark (University of California, Irvine) studia da vent'anni come lavoriamo davanti agli schermi. Come riportato dalla sua università, nel 2004 le persone restavano concentrate su uno schermo in media per circa 2 minuti e mezzo; nelle rilevazioni più recenti si è scesi a circa 47 secondi. E quando un lavoro viene interrotto, servono in media circa 25 minuti per tornare a concentrarsi su quel compito. Ne ha parlato anche nel podcast dell'American Psychological Association.

Tradotto: ogni notifica "veloce" ha un costo nascosto. Ci sentiamo reattivi (efficienti), ma perdiamo la concentrazione che serve per i compiti importanti (efficacia).

6. Prima l'efficacia, poi l'efficienza

L'ordine conta. Rendere più veloce un'attività inutile significa solo sprecare risorse più in fretta. Per questo il percorso corretto è sempre lo stesso:

1. Scegli il risultato. Che cosa deve succedere perché questa attività abbia avuto senso? (un contratto firmato, un cliente soddisfatto, un costo ridotto)

2. Elimina ciò che non serve a quel risultato. È il passaggio che quasi tutti saltano

3. Semplifica ciò che resta. Modelli, checklist, procedure standard

4. Solo a questo punto, automatizza o delega. Uno strumento digitale o l'intelligenza artificiale moltiplicano quello che trovano: se il processo è ordinato moltiplicano i risultati, se è confuso moltiplicano la confusione

5. Misura e correggi. Controlla periodicamente se il risultato arriva e quanto ti costa

7. Come misurarle in una piccola impresa

Non servono software complessi. Basta scegliere, per ogni area importante, un indicatore di efficacia e uno di efficienza. Ecco qualche esempio da cui partire.

Area	Indicatore di efficacia	Indicatore di efficienza
Vendite	Nuovi clienti acquisiti rispetto all'obiettivo	Ore (o euro) spesi per acquisire un cliente
Marketing	Contatti qualificati generati nel mese	Costo per contatto
Assistenza clienti	Problemi risolti al primo contatto (%)	Tempo medio di risposta
Produzione / servizi	Consegne puntuali e senza rilavorazioni (%)	Ore di lavoro per commessa
Amministrazione	Fatture incassate entro la scadenza (%)	Tempo mensile dedicato a fatture e solleciti
Tempo personale	Obiettivi settimanali completati	Ore di lavoro concentrato senza interruzioni

Un consiglio: parti da tre indicatori al massimo. Meglio pochi numeri guardati ogni settimana che un cruscotto perfetto che nessuno apre. Se vuoi approfondire come trasformare questi numeri in un vero sistema di guida dell'impresa, leggi il nostro articolo "Cos'è il controllo di gestione".

8. Gli esercizi: 7 azioni per lavorare meglio da questa settimana

Leggere non basta: la differenza tra efficacia ed efficienza si capisce davvero solo applicandola al proprio lavoro. Scegli uno o due esercizi e inizia oggi. Tieni un quaderno o un file dedicato: ti servirà per confrontare i risultati tra un mese.

Esercizio 1 · Il diario del tempo (5 giorni)

Obiettivo: scoprire dove va davvero il tuo tempo. È il primo consiglio che Drucker dava ai manager nel libro The Effective Executive (in italiano Il manager efficace): prima di gestire il tempo, bisogna conoscerlo.

1. Per 5 giorni lavorativi annota, ogni 30 minuti, cosa hai fatto (bastano 3-4 parole)

2. A fine giornata segna ogni voce con una lettera: R se ha avvicinato un risultato importante, S se era di supporto necessario, X se poteva essere evitata

3. Il venerdì somma le ore per lettera e calcola le percentuali

Domanda finale: la percentuale di "R" corrisponde a quanto pensavi? Molte persone scoprono di dedicare ai risultati importanti meno di un terzo della settimana.

Esercizio 2 · Elimina, delega, riprogetta

Obiettivo: recuperare almeno 3 ore a settimana, ispirandosi al metodo di Birkinshaw e Cohen.

1. Prendi le attività segnate con X e S nell'esercizio 1

2. Per ciascuna chiediti: posso smettere di farla senza conseguenze reali? Posso affidarla a qualcun altro (collaboratore, fornitore, software)? Posso rifarla in modo più semplice (modello, checklist, automazione)?

3. Scegli 3 attività e decidi per ognuna cosa farai, con una data

4. Scrivi come userai il tempo liberato: se non lo assegni a un risultato importante, la legge di Parkinson lo riempirà di nuovo

Esercizio 3 · Posiziona le tue attività nella matrice

Obiettivo: vedere a colpo d'occhio dove stai sprecando energie.

1. Disegna su un foglio la matrice a quattro quadranti vista sopra

2. Elenca le 10 attività che ti occupano più tempo e inseriscile nel quadrante giusto

3. Per ogni attività nel quadrante "efficiente ma inefficace" scrivi la domanda: "A quale risultato serve?". Se non trovi risposta, è candidata all'eliminazione

4. Per ogni attività nel quadrante "efficace ma inefficiente" cerca un modo per ridurre le risorse: un modello, una procedura, una delega

Esercizio 4 · La frase "fatto significa..."

Obiettivo: allenare l'efficacia prima ancora di iniziare.

Per una settimana, prima di ogni attività che richiede più di 30 minuti, completa questa frase: "Questa attività è finita quando..."

• Invece di "lavorare al sito", scrivi: "fatto significa che la pagina servizi è online con prezzi e modulo di contatto"

• Invece di "sistemare la contabilità", scrivi: "fatto significa che tutte le fatture di agosto sono registrate e ho la lista dei clienti da sollecitare"

Aggiungi accanto un tempo massimo (per esempio 90 minuti). Il limite di tempo è l'antidoto alla legge di Parkinson.

Esercizio 5 · Quanto costa davvero un'ora (e una riunione)

Obiettivo: dare un prezzo al tempo, per decidere meglio cosa fare e cosa delegare.

1. Calcola il tuo costo orario: (compenso annuo desiderato + costi fissi annui dell'attività) ÷ ore fatturabili in un anno. Esempio: (30.000 + 10.000) ÷ 1.000 ore = 40 euro all'ora

2. Moltiplica per le ore spese nelle attività X dell'esercizio 1: quello è il costo settimanale dello spreco

3. Per la prossima riunione, calcola: numero di partecipanti × durata × costo orario medio. Una riunione di 4 persone per 1 ora a 30 euro ciascuna costa 120 euro. Il risultato della riunione vale almeno quella cifra?

4. Confronta il tuo costo orario con quello di chi potrebbe svolgere un'attività al posto tuo: se costa meno e lo fa altrettanto bene, delegare è più efficiente

Esercizio 6 · I blocchi di concentrazione

Obiettivo: proteggere il tempo per le attività efficaci dalle interruzioni.

1. Scegli le 2 attività più importanti della settimana

2. Fissa in agenda 2 blocchi da 90 minuti ciascuno, come fossero appuntamenti con un cliente

3. Durante il blocco: notifiche disattivate, email chiusa, telefono in un'altra stanza o in modalità "non disturbare"

4. Tieni accanto un foglio e segna una tacca ogni volta che vieni interrotto o ti interrompi da solo

5. A fine settimana confronta: quanto hai prodotto nei blocchi rispetto alle ore "normali"? Quante tacche hai segnato? Ricorda che ogni interruzione può costare fino a 25 minuti di concentrazione

Esercizio 7 · La revisione settimanale (20 minuti)

Obiettivo: trasformare gli esercizi in un'abitudine. Ogni venerdì, o lunedì mattina, rispondi a queste domande:

1. Efficacia: quali 3 risultati mi ero dato? Quanti ne ho raggiunti (in percentuale)?

2. Efficienza: quanto tempo e quanto denaro mi sono costati?

3. Qual è stata l'attività più utile della settimana? E quella più inutile?

4. Cosa smetto di fare, cosa delego e cosa semplifico la prossima settimana?

5. Quali sono i 3 risultati della prossima settimana, con la loro frase "fatto significa..."?

Riporta i numeri in una semplice tabella: dopo un mese vedrai la tendenza, e avrai già in mano il primo mattone di un piccolo sistema di controllo.

9. Gli errori più comuni

• Misurare le attività invece dei risultati. "Ho mandato 50 email" non dice nulla; "ho fissato 3 appuntamenti" sì

• Ottimizzare prima di eliminare. Automatizzare un report che nessuno legge resta uno spreco, solo più veloce

• Inseguire l'efficienza a tutti i costi. Tagliare il tempo dedicato a un cliente importante può far risparmiare oggi e perdere il cliente domani

• Confondere l'essere occupati con l'essere produttivi. Un'agenda piena non è un indicatore di risultato

• Non avere obiettivi scritti. Senza un risultato atteso, l'efficacia non si può nemmeno calcolare

Fonti e approfondimenti

• Treccani, Dizionario di Economia e Finanza, voce Efficacia

• Treccani, Dizionario di Economia e Finanza, voce Efficienza economica

• ISO 9000:2015, Quality management systems — Fundamentals and vocabulary, definizioni 3.7.10 e 3.7.11

• Quote Investigator, Efficiency Is Concerned With Doing Things Right. Effectiveness Is Doing the Right Things (origine della citazione di Drucker)

• J. Birkinshaw, J. Cohen, Make Time for the Work That Matters, Harvard Business Review, settembre 2013

• UC Irvine, Your attention span is shrinking, studies say (ricerche di Gloria Mark)

• American Psychological Association, Why our attention spans are shrinking, with Gloria Mark, PhD

• Wikipedia, Parkinson's law

• P. F. Drucker, The Effective Executive (ed. it. Il manager efficace) e Management: Tasks, Responsibilities, Practices, Harper & Row, 1974